Mail Merge Là Gì

  -  

Mail merge là gì? nhìn chung, Mail merge là tính năng hỗ trợ người dùng tiết kiệm thời hạn gửi thư. Giải pháp sử dụng phần mềm này như vậy nào, các bạn hãy theo dõi nội dung bài viết để đã có được câu trả lời.

Bạn đang xem: Mail merge là gì

*
Mail merge là gì? Cách áp dụng Mail merge nhằm trộn thư

1. Mail merge là gì?

Mail merge là gì? Để hiểu đúng mực hơn về khái niệm này, bạn hãy theo dõi khái niệm và ví dụ bên dưới đây.

1.1 định nghĩa Mail merge

Mail merge là gì? Mail merge xuất xắc còn được biết đến với tên thường gọi trộn thư. Đây là tính năng phổ biến trong word, có thể chấp nhận được soạn thư hàng loạt. Với công dụng này, bạn sẽ tiết kiệm nhiều thời hạn hơn khi hoàn toàn có thể soạn đồng thời nhiều thư nhằm gửi mang lại các đối tượng người tiêu dùng khác nhau.

1.2 ví dụ như về Mail merge

Trên thực tế, ai trong chúng ta cũng vẫn từng chạm chán trường hợp cần sử mang đến Mail merge. Nhưng do không rõ cách thức nên đa số người lựa chọn cách thức thủ công.

Ví dụ, bạn là nhân sự được giao trọng trách gửi thư cho toàn bộ nhân viên công ty. Cùng một form thư, bạn sẽ điền các lần cho tới khi trả thành. Tuy vậy với Mail merge, mọi vấn đề được tối ưu hơn không ít nhờ thao tác auto điền thư. Thay thể, bạn chỉ việc tạo một bức thư duy nhất với thêm list người thừa nhận đi kèm, điền tên từng bạn gửi trong list vào thư được thực hiện tối ưu vì chưng Mail merge.

2. Kết cấu của Mail merge

Cấu trúc của một Mail merge bao gồm hai phần đặc biệt quan trọng là nguồn dữ liệu và văn bản cơ bản.

*
Cấu trúc của Mail merge

2.1 mối cung cấp dữ liệu

Nguồn tài liệu không có kết cấu cố định mà lại tùy vươn lên là theo ngôn từ cơ phiên bản của Mail merge. Mục tiêu của bài toán làm này là trình bày được đúng vị trí và chuẩn bị xếp các nội dung giữa các thư sau khoản thời gian tạo ra 1 loạt từ các khung vào Mail Merge. Nguồn tài liệu thường được trình diễn tuần tự trong những danh sách dữ liệu thắt chặt và cố định với những thông tin, chi tiết tùy biến quan trọng đặc biệt như:

Họ tênĐịa chỉ fan nhận vào Mail MergeTên đúng mực của tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp,…

2.2 ngôn từ cơ bản

Nội dung cơ bạn dạng trong Mail Merge có rất nhiều điểm tương đương so với email thông thường với những phần như:

Họ tên, add người gửi thư.Họ tên, địa chỉ cửa hàng người thừa nhận thư.Nội dung bao gồm của mail.

3. Khuyên bảo cách sử dụng Mail merge để trộn thư

Để trộn thư Mail Merge nhanh, chúng ta cũng có thể lựa chọn triển khai theo một số cách bên dưới đây:

3.1 áp dụng Mail merge vào word

Sử dụng Mail merge vào word ban đầu bằng việc mở file word tất cả sẵn. Sau khi mở, bạn triển khai tuần từ theo quá trình như sau:

Lựa lựa chọn lần lượt từng chỉ mục Mailing/ Start mail merge/ Step by step mail merge wizard.

*

Chọn Use the current document và tiếp tục Click Next select recipients.

*

Vào ô chứa tài liệu trong tệp tin Excel cùng mở theo phía dẫn.

*

Hoàn thành đúng thao tác, giao diện màn hình hiển thị hiện mail merge recipients. Nhấn OK để chuẩn bị chèn dữ liệu.

*

Di chuyển bé trỏ chuột cho phần bắt buộc chèn và thực hiện tuần từ theo các bước được đánh số thứ tự.

*

Điền đầy đủ thông tin với đợi hiệu quả Mail merge sau các thao tác.

*

Chú ý lựa chọn Preview your letter để hoàn thành và lưu kết quả cuối cùng.

Xem thêm: Whiplash Là Gì - Nghĩa Của Từ Whiplash

3.2 áp dụng Mail merge vào Excel

Các cách sử dụng Mail merge trong Excel không phức tạp như vào Word. Mặc dù nhiên, làm việc ở ứng dụng này, bạn buộc đề xuất thành thuần thục phần hàm Text. Trên trang tính, bạn áp dụng hàm text nhằm điều chỉnh các công cụ của Excel. Chăm chú đến những thông tin bọn họ tên, tháng ngày năm sinh, địa chỉ,… khi kiểm soát và điều chỉnh hàm Text. Thao tác không thật khó nhưng lại lại yên cầu hiểu biết cơ bạn dạng về code định dạng văn bản. Nếu không biết phần này, chúng ta cũng có thể tham khảo custom number vày chúng có đặc điểm tương tự.

Xong những thông tin format văn bản, chúng ta nên đưa toàn bộ định dạng những ô tính chứa công thức theo một format khác nhau làm cho hệ thống nhận định và đánh giá đây chỉ với định dạng văn bản bình thường. Việc làm này nhằm mục đích đảm bảo khi thao tác Mail merge dữ liệu không bị biến đổi.

*
Sử dụng Mail merge vào Excel

3.3 giải pháp trộn thư từ Excel sang Word

Trộn thư từ Excel sang Word ở các phiên phiên bản có sự tương đồng. Một trong những phiên phiên bản có khác hoàn toàn nhưng không đáng kể. Vì chưng vậy, shop chúng tôi sẽ minh họa bằng trong số những phiên bản gần trên đây nhất và được rất nhiều người áp dụng nhất là Word 2010. Chú ý soạn sẵn thư và làm việc lần lượt theo những bước.

Mailings >> Start Mail Merge, tại lựa chọn kiểu trộn thư – thư (Letters), email (E-mail Messages), tem thư (Labels…), bì thư (Envelopes…) hoặc tư liệu (Normal Word Document).

*

Trong thẻ Mailings, di chuyển tới Select Recipients, rồi chọn Use Existing List…

*

Trong hộp thoại ghi chữ Select Data Source, tìm kiếm trang tính Excel và nhấp vào chữ Open. Trường hợp Word yêu thương cầu bạn chọn dữ liệu từ bảng, hãy chọn và nhấp vào OK.

*

Thêm một số trong những người thừa nhận từ bảng tính mail merge vào Excel, nhấp vào nút Edit Recipient các mục trong team ghi Start Mail Merge.

*

Tại mục Mail Merge Recipients, nhấn thêm hoặc giảm tên tín đồ trong danh sách.

*

Xác định vị trí điền địa chỉ cửa hàng cụ thể của Address Block và chiếc chào hỏi Greeting Line. Hãy di chuyển tới phần Write và Insert Fields trong thẻ Mailings. Tùy theo vị trí ví dụ mà bạn cần điền, vỏ hộp thoại vẫn mở ra không ít sự lựa chọn. Lựa chọn tùy chọn đặc trưng mà các bạn muốn, xác nhận kết quả dưới những phần và nhấp vào chữ OK.

*

Hoàn thành thao tác mail merge vào word, vị trí yêu cầu điền sẽ xuất hiện thêm trong văn bạn dạng của bạn như vào hình.

*

Chèn mail từ list tùy chọn.

*

Kiểm tra hiệu quả tại Preview Results.

*

Hoàn vớ trộn thư tự Excel lịch sự Word, lựa chọn mục Finish và Merge.

Xem thêm: Fifa Online 3: Review Sơ Lược Team Color Barca Fifa Online 3

*

4. Khám phá một số phím tắt trên Mail merge

Các phím tắt trong Mail merge được tổng hòa hợp trong bảng bên dưới đây, chúng ta có thể tham khảo:

*

Bài viết cung cấp thông tin giúp bạn vấn đáp câu hỏi: “Mail merge là gì?” để có thể sử dụng nhân kiệt này đơn giản và tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian. Quá trình hướng dẫn đưa ra tiết, chúng ta có thể tham khảo và bắt đầu ngay với tác dụng thú vị này. Đừng quên chia sẻ bài viết để đồng đội cùng xem thêm thông tin hữu dụng này.