Budget là gì? Trong bối cảnh kinh tế năm 2024 được dự báo còn nhiều khó khăn, việc xây dựng một kế hoạch ngân sách (budget) chi tiết và linh hoạt là vô cùng quan trọng đối với sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Vậy budget là gì? Làm thế nào để lập kế hoạch và quản lý budget hiệu quả? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan nhất về budget và hướng dẫn chi tiết từng bước trong quy trình lập cũng như quản lý budget.

Budget là gì?

1.1. Ngân sách và hoạt động lập kế hoạch ngân sách

Ngân sách (budget) là kế hoạch tài chính được xây dựng để dự đoán, tính toán và kiểm soát các khoản thu nhập, chi phí của một cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian nhất định.

Trong doanh nghiệp, kế hoạch ngân sách bao gồm các mục tiêu tài chính, dự đoán về doanh thu, chi phí, lợi nhuận. Kế hoạch này có thể được lập cho ngắn hạn (vài tháng đến 1 năm) hoặc dài hạn (3 – 10 năm).

Doanh nghiệp thường lập kế hoạch ngân sách hàng năm, trùng với năm tài chính và được phân bổ theo tháng hoặc quý. Điều này giúp việc chuẩn bị, theo dõi và so sánh kết quả thực tế với kế hoạch ban đầu thuận lợi hơn.

1.2. Các loại ngân sách

Doanh nghiệp sử dụng nhiều loại ngân sách khác nhau như: ngân sách bán hàng, ngân sách sản xuất, ngân sách lao động, ngân sách marketing,… Bài viết này tập trung vào ngân sách tổng thể (master budget), là sự tổng hợp của tất cả các ngân sách cấp phòng ban, chi nhánh,… trong doanh nghiệp.

Ngân sách tổng thể bao gồm:

• Ngân sách hoạt động (operating budget): Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động như sản xuất, bán hàng, marketing,…
• Ngân sách tài chính (financial budget): Xác định nguồn vốn và việc sử dụng vốn cho các hoạt động, bao gồm kế hoạch thu nhập, chi phí, dòng tiền, đầu tư,…

Tại sao doanh nghiệp cần lập kế hoạch ngân sách?

2.1. Mối quan hệ giữa kế hoạch ngân sách với kế hoạch kinh doanh và đánh giá hiệu suất

Budget giúp định lượng hóa kế hoạch kinh doanh, đo lường nguồn lực tài chính cần thiết để đạt mục tiêu. Dựa trên budget, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch kinh doanh và ngược lại.

Budget cũng là công cụ để đo lường và đánh giá hiệu suất. Việc so sánh thường xuyên giữa kế hoạch và thực tế giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động và có những điều chỉnh kịp thời.

2.2. Các vai trò khác của ngân sách doanh nghiệp

• Phân bổ nguồn lực hiệu quả: Đảm bảo nguồn lực được phân bổ hợp lý giữa các bộ phận.
• Kiểm soát chi phí: Giúp doanh nghiệp chủ động và chặt chẽ hơn trong các quyết định chi tiêu.
• Quản lý dòng tiền: Đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ dòng tiền để duy trì hoạt động.
• Tạo động lực cho nhân sự: Giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu, kế hoạch và có thêm động lực làm việc.
• Kết nối các bộ phận: Tạo cơ hội để các bộ phận phối hợp, cùng đưa ra quyết định tốt nhất.

Nguyên tắc chung để lập budget hiệu quả

3.1. Kế hoạch ngân sách bao gồm những gì?

Một kế hoạch ngân sách cần bao gồm:

• Mục tiêu và chiến lược tài chính
• Dự đoán doanh thu
• Dự đoán chi phí hoạt động
• Chỉ tiêu lợi nhuận
• Phân bổ ngân sách
• Các giới hạn ngân sách
• Các định mức chi phí
• Các chỉ tiêu phi tài chính
• Phân tích rủi ro tài chính
• Dự trữ tài chính

3.2. Các nguyên tắc quan trọng khi lập kế hoạch ngân sách

• Xuất phát từ kế hoạch kinh doanh.
• Cân đối giữa các bộ phận.
• Có sự tham gia của tất cả các cấp quản lý.
• Tạo cảm giác làm chủ ngân sách cho nhân viên.
• Linh hoạt, có thể điều chỉnh khi cần thiết.
• Minh bạch, rõ ràng.

3.3. Các kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến

Các kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách phổ biến

• Lập ngân sách gia tăng (incremental budgeting): Dựa trên ngân sách của giai đoạn trước, điều chỉnh theo biến động dự kiến.
• Lập ngân sách liên tục (continuous budgeting): Cập nhật ngân sách liên tục sau mỗi khoảng thời gian ngắn.
• Lập ngân sách dựa trên hoạt động (activity-based budgeting): Phân bổ ngân sách dựa trên định mức chi phí của từng hoạt động.
• Lập ngân sách dựa trên hiệu suất (performance-based budgeting): Phân bổ ngân sách dựa trên hiệu suất của từng bộ phận.
• Lập ngân sách từ con số 0 (zero-based budgeting): Xác định và chứng minh mọi khoản chi tiêu từ đầu.

3.4. Các phương pháp lập kế hoạch ngân sách

• Ngân sách lập từ dưới lên (bottom-up budgeting): Các bộ phận nhỏ đề xuất ngân sách, sau đó tổng hợp lên cấp cao hơn.
• Ngân sách lập từ trên xuống (top-down budgeting): Ban lãnh đạo phân bổ ngân sách xuống các bộ phận.

Hướng dẫn lập budget cho doanh nghiệp

Sơ đồ tổng quan quy trình

Sơ đồ tổng quan quy trình lập kế hoạch ngân sách cho doanh nghiệp

Bước 1: Thành lập uỷ ban ngân sách & đặt mục tiêu ngân sách cấp cao

Ủy ban ngân sách có trách nhiệm:

• Thiết lập quy trình lập kế hoạch ngân sách.
• Thu thập, xem xét thông tin.
• Đánh giá, xác định các khoản mục ưu tiên.
• Đưa ra dự báo về doanh thu, chi phí,…
• Hoàn thiện và phê duyệt kế hoạch ngân sách.
• Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh ngân sách.

Bước 2: Dự báo các chỉ số ngân sách

Bao gồm dự báo doanh số bán hàng, lợi nhuận, chi phí,… dựa trên:

• Kế hoạch kinh doanh.
• Chỉ số hiệu quả hoạt động trong quá khứ.
• Phân tích PESTEL về môi trường kinh doanh.

Bước 3: Gửi đề xuất ngân sách (đối với ngân sách lập từ dưới lên)

Mỗi bộ phận chuẩn bị đề xuất ngân sách và gửi lên cấp trên. Quá trình này diễn ra cho đến khi ủy ban ngân sách nhận được đề xuất từ tất cả các bộ phận.

Bước 4: Đàm phán và thống nhất ngân sách

Ủy ban ngân sách phân tích, đánh giá các đề xuất và tiến hành đàm phán với các bộ phận để thống nhất ngân sách.

Bước 5: Xem xét và phê duyệt ngân sách cuối cùng

Ngân sách tổng thể được trình lên ban lãnh đạo phê duyệt.

Hướng dẫn quản lý ngân sách trong doanh nghiệp

Bước 1: Theo dõi và ghi nhận ngân sách

Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu đầy đủ về tình hình tài chính, sử dụng các công cụ quản lý tài chính để ghi nhận dữ liệu liên tục.

Bước 2: Đánh giá kết quả sử dụng ngân sách

So sánh chi phí, doanh thu thực tế với kế hoạch, phân tích các khoản chênh lệch và tìm hiểu nguyên nhân.

Bước 3: Điều chỉnh ngân sách

Điều chỉnh ngân sách khi cần thiết dựa trên tình hình thực tế. Có thể tạm hoãn hoạt động hoặc phân bổ lại ngân sách giữa các khoản mục.

Công cụ hỗ trợ lập kế hoạch và quản lý ngân sách doanh nghiệp hiệu quả

Base Finance+ – Bộ giải pháp quản trị tài chính thời gian thực, giúp doanh nghiệp:

• Đưa ra dự báo ngân sách chính xác và nhanh hơn.
• Trực quan hóa bức tranh ngân sách tổng thể.
• Nhanh chóng phát hiện vấn đề.
• Hiểu sâu về ý nghĩa từng con số.
• Thực hiện xét duyệt dễ dàng.
• Nắm bắt tiến độ thực thi ngân sách.
• Theo dõi biến động tiền mặt theo thời gian thực.
• Ghi nhận chính xác mọi hoạt động thu chi.
• Giao tiếp hiệu quả giữa các bộ phận.

Base Finance+ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong suốt quá trình lập, theo dõi và quản lý budget

Giải pháp công nghệ giúp mọi con số tài chính đều có ý nghĩa và được truy xuất dễ dàng

Kết luận

Budget là gì? Là lập và quản lý ngân sách hiệu quả là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính, vượt qua khó khăn và phát triển bền vững. Hy vọng bài viết của ceds.edu.vn đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về budget.